Istruzioni amministrativo-contabili per i circoli didattici, gli istituti scolastici d'istruzione secondaria ed artistica statali e per i distretti scolastici
IL MINISTRO PER LA PUBBLICA ISTRUZIONE
di concerto con
IL MINISTRO PER IL TESORO
Vista la legge 30 luglio 1973, n. 477, recante delega
al Governo per l'emanazione di norme sullo stato giuridico del personale
direttivo, ispettivo, docente e non docente della scuola materna, elementare,
secondaria ed artistica dello Stato;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica
31 maggio 1974, n. 416, recante norme per l'istituzione, il riordinamento
di organi collegiali della scuola materna, elementare, secondaria ed artistica;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica
31 maggio 1974, n. 417, recante norme sullo stato giuridico del personale
docente, direttivo ed ispettivo della scuola materna, elementare, secondaria
ed artistica dello Stato;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica
31 maggio 1974, n. 420, recante norme sullo stato giuridico del personale
non insegnante statale delle scuole materne, secondarie ed artistiche;
Vista la legge 15 giugno 1931, n. 889, concernente
il riordinamento dell'istruzione media tecnica;
Visto il regio decreto-legge 21 settembre 1938,
n. 2038, convertito in legge 2 giugno 1939, n. 739;
Vista la legge 9 aprile 1962, n. 163, concernente
l'ordinamento amministrativo e didattico degli istituti e scuole d'arte
e ruoli e carriere del rispettivo personale non insegnante;
Visto il regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440,
recante nuove disposizioni sull'amministrazione del patrimonio e sulla
contabilità generale dello Stato, e successive modificazioni ed
integrazioni;
Visto il regolamento per l'amministrazione del patrimonio
e per la contabilità generale dello Stato, approvato con regio decreto
23 maggio 1924, n. 827, e successive modificazioni ed integrazioni;
Considerata l'opportunità di emanare, in
attuazione dell'articolo 25 del citato decreto del Presidente della Repubblica
31 maggio 1974, n. 416, istruzioni per la formazione del bilancio preventivo,
del conto consuntivo e dei relativi adempimenti contabili nonché
del servizio di cassa;
Art. 1 - Consiglio di circolo o d'istituto
Il consiglio di circolo o d'istituto delibera il
bilancio preventivo, le eventuali variazioni e il conto consuntivo e dispone
in ordine all'impiego dei mezzi finanziari, per quanto concerne il funzionamento
amministrativo e didattico, nelle materie e con le modalità indicate
nell'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 31 maggio 1974,
n. 416.
Il consiglio di circolo o d'istituto delibera inoltre:
a) la radiazione dei crediti riconosciuti assolutamente
inesigibili;
b) l'eliminazione dagli inventari e l'eventuale
vendita degli oggetti mobili divenuti inservibili e che non occorre ulteriormente
conservare;
c) il limite di somma che il direttore didattico
o il preside è autorizzato a spendere direttamente per l'acquisto
del materiale di consumo, per modesti rinnovi e completamenti del materiale
didattico e tecnico-scientifico, comprese le dotazioni librarie e i periodici;
d) la misura del fondo di anticipazione al segretario
del circolo o dell'istituto per le spese minute;
e) la designazione dell'azienda o dell'istituto
di credito che dovrà disimpegnare il servizio di cassa sulla base
di apposita convenzione;
f) l'acquisto di immobili e l'accettazione dei lasciti
e delle donazioni;
g) gli investimenti di capitali, l'alienazione dei
beni e l'assunzione di mutui ed obbligazioni.
Devono essere fatte salve le attribuzioni del collegio
dei docenti di cui all'art. 4 del citato decreto presidenziale.
Le delibere del consiglio di circolo o d'istituto
sono immediatamente esecutive, eccetto i casi previsti nell'art. 53 delle
presenti istruzioni.
Art. 2 - Presidente del consiglio di circolo o
d'istituto
Il consiglio di circolo o d'istituto elegge nel
suo seno, tra i rappresentanti dei genitori degli alunni, un presidente.
Può essere eletto anche un vice presidente.
In caso di impedimento o di assenza del presidente
ne fa le veci il vice presidente o, in mancanza di quest'ultimo, il consigliere
più anziano.
Il presidente:
a) convoca e presiede il consiglio;
b) affida le funzioni di segretario del consiglio
ad un membro del consiglio stesso;
c) autentica, con la propria firma, i verbali delle
adunanze redatti dal segretario del consiglio in un registro a pagine precedentemente
numerate.
Art. 3 - Giunta esecutiva
Il consiglio di circolo o d'istituto elegge nel
suo seno una giunta esecutiva formata secondo le disposizioni di cui all'art.
5 del decreto del Presidente della Repubblica 31 maggio 1974, n. 416. Della
giunta fanno parte il direttore didattico o il preside, che la presiede,
ed il capo dei servizi di segreteria, che svolge anche le funzioni di segretario
della giunta stessa, la quale:
a) predispone il bilancio preventivo e le eventuali
variazioni, nonché il conto consuntivo;
b) prepara i lavori del consiglio e cura l'esecuzione
delle delibere dello stesso;
c) designa nel suo seno la persona che, unitamente
al direttore didattico o al preside e al segretario del circolo o dell'istituto,
firma gli ordini d'incasso (reversali) e di pagamento (mandati).
Art. 4 - Direttore didattico - Preside
Al direttore didattico o al preside spetta in materia
amministrativo-contabile:
a) la rappresentanza del circolo o dell'istituto;
la rappresentanza legale negli istituti dotati di personalità giuridica;
b) di presiedere la giunta esecutiva;
c) di curare l'esecuzione delle deliberazioni prese,
nelle rispettive sfere di competenza, dal consiglio di circolo o d'istituto
e dalla giunta esecutiva;
d) di impegnare ed ordinare, nei limiti degli stanziamenti
di bilancio, le spese deliberate dal consiglio di circolo o d'istituto;
e) di firmare, unitamente ad un membro della giunta
esecutiva ed al segretario del circolo didattico o dell'istituto, gli ordini
d'incasso (reversali) e di pagamento (mandati) e qualsiasi altro atto contabile
che comporti impegno di spesa;
f) prendere in consegna i beni immobili ed i beni
mobili infruttiferi in uso e di proprietà del circolo o dell'istituto;
g) effettuare le spese previste alla lettera c)
del 2° comma dell'art. 1.
In caso di assenza o d'impedimento del direttore didattico o del preside le suddette attribuzioni sono esercitate dal docente di cui all'ultimo comma dell'art. 3 del decreto del Presidente della Repubblica 31 maggio 1974, n. 417.
Art. 5 - Segretario
Il segretario del circolo o dell'istituto:
- fa parte della giunta esecutiva e svolge in essa
anche le funzioni di segretario;
- cura, secondo i criteri stabiliti dal consiglio
di circolo o d'istituto e le direttive del direttore didattico o del preside,
i servizi amministrativi;
- è preposto ai servizi contabili di ragioneria
e di economato;
- firma, con il direttore didattico o il preside
ed un membro della giunta esecutiva, gli ordini d'incasso (reversali) e
di pagamento (mandati);
- provvede alle liquidazioni e ai pagamenti.
Il segretario cura che siano tenuti in ordine:
a) i libri degli inventari di cui al Capo II;
b) i registri di cui all'art. 48, quelli particolari
dell'azienda agraria o speciale, delle officine e dei laboratori, nonché
del convitto;
c) il registro del personale di ruolo e non di ruolo;
d) il libro delle assenze del personale;
e) il registro relativo al fondo di anticipazione
per le spese minute;
f) il registro degli emolumenti al personale negli
istituti dotati di personalità giuridica;
g) il registro dei revisori dei conti negli stessi
istituti;
h) tutti i registri che la gestione amministrativa
della scuola potrà richiedere:
Nei casi di assenza o impedimento il segretario è sostituito dall'impiegato della carriera esecutiva di qualifica più elevata e, in caso di pari qualifica, da quello più anziano per servizio di ruolo.
Art. 6 - Consiglio scolastico distrettuale
Il consiglio scolastico distrettuale delibera il
regolamento interno, il bilancio preventivo, le eventuali variazioni, il
conto consuntivo e dispone in ordine all'impiego dei mezzi finanziari per
le esigenze di funzionamento e dei programmi di attività previsti
nell'art. 12 del decreto del Presidente della Repubblica 31 maggio 1974,
n. 416.
Il consiglio scolastico distrettuale ha inoltre
le attribuzioni di cui alle lettere a), b), d), e), f) e g) del 2°
comma del precedente art. 1.
L'anticipazione del fondo per le spese minute è
fatta al segretario del consiglio o ad uno degli impiegati di cui all'ultimo
comma del presente articolo.
Il consiglio designa altresì nel suo seno
la persona che, unitamente al presidente, firma gli ordini d'incasso (reversali)
e di pagamento (mandati).
I compiti di segreteria sono svolti da impiegati
appartenenti ai ruoli del personale non insegnante delle scuole ed istituti
aventi sede nel distretto.
Art. 7 - Presidente del consiglio scolastico distrettuale
Il consiglio scolastico distrettuale elegge nel
proprio ambito un presidente.
In caso d'impedimento o di assenza del presidente
ne fa le veci il consigliere più anziano.
Il presidente:
a) ha la rappresentanza del distretto;
b) convoca e presiede il consiglio;
c) attribuisce le funzioni di segretario del consiglio
ad uno dei membri del consiglio stesso;
d) autentica, con la propria firma, i verbali delle
adunanze redatti dal segretario del consiglio in un registro a pagine precedentemente
numerate;
e) firma, unitamente ad altro membro designato dal
consiglio, gli ordini d'incasso (reversali) e di pagamento (mandati);
f) mantiene i rapporti con i comuni, la provincia
e la regione cui appartiene il territorio del distretto, nonché
con gli organi dell'Amministrazione scolastica periferica e con le istituzioni
scolastiche ed educative operanti nel territorio distrettuale;
g) presiede la giunta esecutiva di cui all'articolo
successivo.
Art. 8 - Giunta esecutiva del consiglio scolastico
distrettuale
Il consiglio scolastico distrettuale può
eleggere, nel proprio ambito, una giunta esecutiva.
Essa:
- prepara i lavori del consiglio scolastico distrettuale;
- fissa l'ordine del giorno;
- cura l'esecuzione delle delibere del consiglio;
- predispone il bilancio preventivo e le eventuali
variazioni, nonché il conto consuntivo.
Art. 9 - Commissario straordinario
Nei casi di scioglimento dei consigli di circolo
o d'istituto e nel caso di nuove istituzioni, fino a quando detti consigli
non siano insediati, nonché nei casi di scioglimento del consiglio
scolastico distrettuale, il Provveditore agli Studi, sentito il consiglio
scolastico provinciale, nomina un commissario per l'amministrazione straordinaria.
Spettano a quest'ultimo le attribuzioni di cui,
rispettivamente, agli articoli 1, 2, 3, 6, 7 ed 8. Il commissario straordinario
firma, unitamente al direttore didattico o al preside e al segretario del
circolo o dell'istituto, gli ordini d'incasso (reversali), di pagamento
(mandati) e qualsiasi altro atto contabile che comporti impegno di spesa.
Art. 10 - Beni
I beni si distinguono in:
a) immobili;
b) mobili fruttiferi (titoli e valori pubblici e
privati);
c) mobili infruttiferi.
I beni appartengono al patrimonio dello Stato e degli
enti locali e sono concessi in uso ai circoli didattici, agli istituti
scolastici ed ai distretti scolastici.
Per i beni appartenenti allo Stato si osservano
le norme previste dalla legge e dal regolamento d'amministrazione e contabilità
generale dello Stato, le istruzioni sui servizi del Provveditorato generale
dello Stato, nonché le disposizioni in merito emanate dal Ministero
del Tesoro - Ragioneria generale dello Stato.
Per i beni appartenenti agli enti locali si osservano
le disposizioni impartite dagli enti medesimi.
Le istituzioni dotate di personalità giuridica
hanno un proprio patrimonio costituito dai beni di proprietà, per
i quali si osservano le norme di cui ai successivi articoli 11, 12, 13,
14 e 15.
Art. 11 - Inventario
I beni mobili si iscrivono nell'inventario in ordine
cronologico con numerazione progressiva ed ininterrotta e con l'indicazione
di tutti gli elementi che valgano a stabilirne la provenienza, la consistenza,
lo stato di conservazione, il valore e la rendita.
Ogni oggetto va contrassegnato col numero progressivo
col quale è stato iscritto in inventario.
Sono descritti in appositi distinti registri sia
i libri ed il materiale bibliografico che i beni immobili.
Art. 12 - Valore dei beni inventariati
Ad ogni oggetto inscritto in inventario è
attribuito un valore che corrisponde al prezzo di fattura, per gli oggetti
acquisitati, al prezzo di costo, per quelli prodotti nell'istituto; al
prezzo di stima, per quelli ricevuti in dono.
I titoli del debito pubblico, quelli garantiti dallo
Stato e gli altri valori pubblici e privati si iscrivono al loro valore
nominale con l'indicazione della rendita e della relativa scadenza.
Art. 13 - Beni esclusi dall'inventario
Non si iscrivono in inventario gli oggetti fragili
e di facile consumo, cioè tutti quei materiali che per l'uso continuo
sono destinati a deteriorarsi rapidamente.
Non si inventariano, altresì, pur dovendo
essere conservati nei modi d'uso, gli annuari, i Ruoli d'anzianità,
i Bollettini Ufficiali, le Riviste ed altre pubblicazioni periodiche di
qualsiasi genere che, a giudizio del preside, siano ritenute di valore
effimero.
Art. 14 - Variazioni e fatture
Qualsiasi variazione in aumento o in diminuzione
del patrimonio mobiliare deliberata dal consiglio d'istituto è annotata
nell'inventario in ordine cronologico.
Sulle fatture riguardanti l'acquisto di materiali
soggetti ad inventario è indicato il numero d'ordine sotto il quale
i materiali stessi sono stati registrati. Ad esse è, inoltre, allegato
il verbale di collaudo redatto da apposita commissione tecnica formata
da personale dell'istituto.
Art. 15 - Eliminazione dei beni dall'inventario
Il materiale mancante per furto e per causa di forza
maggiore e reso inservibile all'uso è eliminato dall'inventario.
Alle delibere adottate ai sensi degli articoli 1
e 6 va allegata copia della denuncia presentata alla locale autorità
di pubblica sicurezza, qualora trattasi di materiale mancante per furto,
o il verbale redatto dalla commissione di cui all'ultimo comma del precedente
articolo, nel caso di materiale reso inservibile all'uso, il quale è
ceduto, ove possibile, a prezzo di stima.
Art. 16 - Custodia dei beni
La custodia dei titoli e dei valori è affidata
all'azienda o all'istituto di credito che disimpegna il servizio di cassa
per il circolo o per l'istituto e per il distretto.
I beni immobili ed i beni mobili infruttiferi, invece,
sono assunti in consegna, con debito di vigilanza, dal direttore didattico,
dal preside, o dal presidente del distretto. La consegna si effettuata
per il mezzo degli inventari.
Quando il direttore didattico, il preside o il presidente
del distretto cessa dal suo ufficio, il passaggio di gestione avviene mediante
ricognizione generale dei beni in contraddittorio tra il consegnatario
uscente o i suoi aventi causa ed il consegnatario subentrante, con l'intervento
rispettivamente del presidente del Consiglio di circolo o d'istituto o
di un funzionario del Provveditorato agli Studi.
Per le istituzioni scolastiche non dotate di personalità
giuridica è inoltre necessario l'intervento di persona appositamente
designata dal direttore della competente Ragioneria provinciale dello Stato.
Art. 17 - Custodia del materiale didattico, tecnico
e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine
La custodia del materiale didattico, tecnico e scientifico
dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata, dal direttore
didattico o dal preside, ai rispettivi docenti mediante elenchi descrittivi
compilati in doppio esemplare, sottoscritti dal direttore didattico o dal
preside e dal docente interessato che risponde della conservazione del
materiale affidatogli. L'operazione dovrà risultare da apposito
verbale.
Qualora più docenti debbano valersi dello
stesso gabinetto e delle stesse collezioni o dei vari laboratori, la direzione
di esse spetta, salvo che il direttore didattico o il preside non ritenga
di dover disporre altrimenti, al docente più anziano.
Il docente, quando sia trasferito o cessi dal servizio,
ha l'obbligo di fare la riconsegna al direttore didattico o al preside
del materiale didattico, tecnico e scientifico avuto in custodia.
In caso di decesso del docente, il direttore didattico
o il preside fa la ricognizione del materiale alla presenza di un rappresentante
degli eredi.
Art. 18 - Mezzi finanziari
I mezzi finanziari di cui i circoli didattici, gli
istituti scolastici d'istruzione secondaria ed artistica ed i distretti
scolastici dispongono sono costituiti:
a) dal contributo dello Stato;
b) dal contributo di enti o di privati;
c) dalle rendite derivanti dal patrimonio;
d) dalle rendite derivanti da lasciti e donazioni;
e) dalle tasse e contributi scolastici;
f) dalle rette per i convitti;
g) dagli utili derivanti dalla gestione di aziende
speciali o agrarie;
h) da qualsiasi altra oblazione o provento.
I mezzi finanziari di cui alle lettere c), e), f) e g) competono agli istituti dotati di personalità giuridica.
Art. 19 - Esercizio finanziario
L'esercizio finanziario ha durata annuale e coincide
con l'anno solare, anche per quanto concerne gli incassi ed i pagamenti.
Art. 20 - Bilancio di previsione
Il bilancio di previsione è di competenza.
Esso comprende le somme che si prevede di riscuotere e quelle che si prevede
di dover pagare entro l'esercizio finanziario a cui si riferisce il bilancio
stesso.
E' vietata qualsiasi gestione fuori bilancio.
Art. 21 - Adempimenti
Entro il 31 ottobre di ogni anno la giunta esecutiva
di cui agli articoli 3 ed 8 predispone il bilancio di previsione relativo
all'anno successivo e lo presenta, corredato da una relazione illustrativa
dei singoli stanziamenti, ai rispettivi consigli.
Entro il 15 novembre successivo il consiglio delibera
il bilancio di previsione, che deve essere inviato, unitamente alla relazione
della giunta e a copia della deliberazione del consiglio stesso, al Provveditore
agli Studi per l'approvazione non oltre il 30 novembre.
Per gli istituti dotati di personalità giuridica
il bilancio deliberato dal consiglio è corredato anche dalla relazione
dei revisori dei conti.
Art. 22 - Situazione finanziaria
Al bilancio preventivo deve essere unito un prospetto
da cui risulti la situazione finanziaria presunta al 31 dicembre dell'esercizio
finanziario in corso, fermo restando l'obbligo, da parte del direttore
didattico, del preside o del presidente del distretto d'inviare al Provveditore
entro il 15 gennaio la situazione finanziaria che effettivamente si è
determinata al 31 dicembre precedente.
Art. 23 - Esercizio provvisorio
Qualora il bilancio non sia approvato dal Provveditore
prima dell'inizio dell'anno finanziario, il circolo didattico, l'istituto
o il distretto sono autorizzati ad eseguire le spese improrogabili entro
i limiti di 1/12 per ciascun mese degli stanziamenti definitivi del bilancio
dell'esercizio precedente.
Tali limiti, per gli istituti dotati di personalità
giuridica, non si applicano per il pagamento degli stipendi e degli oneri
riflessi.
Art. 24 - Struttura di bilancio
Le entrate e le spese inserite in bilancio vengono
classificate nei seguenti titoli:
a) entrate e spese correnti (o di funzionamento);
b) entrate e spese in c/capitale (o d'investimento);
c) entrate e spese per partite di giro.
Le entrate e le spese debbono essere iscritte in bilancio per il loro importo integrale.
Art. 25 - Entrate e spese correnti
Le entrate correnti comprendono:
a) le rendite patrimoniali;
b) i finanziamenti dello Stato;
c) i contributi di altri enti o privati;
d) le altre entrate;
e) le entrate dell'azienda speciale o agraria;
f) le entrate del convitto.
Le spese correnti comprendono:
A) gli oneri e spese patrimoniali;
B) gli stipendi ed assegni al personale e relativi
oneri riflessi;
C) le spese di funzionamento amministrativo e didattico;
D) le spese dell'azienda speciale o agraria;
E) le spese del convitto.
Le lettere a), e) ed f) delle entrate e le lettere A), B), D) ed E) delle spese si riferiscono al bilancio degli istituti dotati di personalità giuridica.
Art. 26 - Entrate e spese in conto capitale
Le entrate in conto capitale comprendono i contributi
che lo Stato, gli enti o i privati assegnano per spese d'investimento.
Le spese in conto capitale comprendono le spese
per l'acquisto e il rinnovo delle attrezzature didattiche, scientifiche
e tecniche, nonché per l'impianto di biblioteche e i sussidi audiovisivi.
Art. 27 - Partite di giro
Le partite di giro comprendono le entrate e le spese
che si effettuano per conto di terzi e che perciò costituiscono,
nello stesso tempo, un debito ed un credito per il circolo didattico, l'istituto
e il distretto.
Art. 28 - Azienda agraria o speciale
Nel bilancio degli istituti dotati di personalità
giuridica aventi un'azienda agraria o speciale sono iscritte in apposito
capitolo delle entrate correnti le somme complessive che le stesse aziende
prevedono di riscuotere per il loro funzionamento.
Fra le spese correnti sarà previsto il corrispondente
capitolo relativo alla gestione dell'azienda agraria o speciale. Le entrate
e le spese debbono risultare in pareggio.
Le entrate e le spese si riferiscono all'anno solare
e dovranno formare oggetto di separata gestione da quella degli istituti,
con la conseguente effettuazione di distinte registrazioni contabili.
A giustificazione delle poste iscritte in bilancio
l'istituto compila e allega al bilancio preventivo un prospetto dimostrativo
con l'indicazione analitica delle voci che compongono le varie entrate
e spese, nonché una relazione sul programma che si intende svolgere
nel corso dell'esercizio.
Art. 29 - Convitto annesso
Nel bilancio degli istituti aventi personalità
giuridica, con convitto annesso, sono iscritte in apposito capitolo delle
entrate correnti le somme che si prevedono di riscuotere (retta alunni,
rimborso vitto, contributo dello Stato o di Enti, ecc.) per il funzionamento
del convitto stesso.
Fra le spese correnti sarà previsto il corrispondente
capitolo relativo alla gestione del convitto. Le entrate e le spese debbono
risultare in pareggio.
Le entrate e le spese si riferiscono all'anno solare
e dovranno formare oggetto di separata gestione da quella degli istituti,
con la conseguente effettuazione di distinte registrazioni contabili.
Al bilancio di previsione deve essere allegata una
dimostrazione analitica delle varie entrate e spese relative al funzionamento
del convitto.
Art. 30 - Fondo di riserva
Nel bilancio di previsione deve essere iscritto,
tra le spese, un fondo di riserva per provvedere alle maggiori necessità
che possono manifestarsi durante il corso dell'esercizio. Su detto fondo
non possono essere emessi mandati di pagamento, ma esso deve servire ad
integrare mediante storni gli stanziamenti degli altri capitoli di bilancio.
Art. 31 - Variazioni di bilancio
Alle variazioni di bilancio si provvede, oltre che
con prelevamento del fondo di riserva o dall'avanzo di amministrazione,
anche con storni di fondi dai capitoli di spesa che presentino disponibilità,
nonché in conseguenza di nuove e maggiori entrate accertate.
Agli istituti aventi personalità giuridica
non è consentito lo storno di eventuali economie verificatesi nei
capitoli di spesa per il personale.
Le delibere riguardanti le variazioni di bilancio
possono essere adottate soltanto dopo che sia stato approvato il bilancio
preventivo, ma non oltre il 31 ottobre, e vanno trasmesse al Provveditore
agli Studi entro 15 giorni dalla data delle delibere stesse.
Le delibere relative a variazioni dei capitoli riguardanti
spese fisse e obbligatorie non sono soggette all'approvazione del Provveditore
agli Studi.
Art. 32 - Spese eccedenti gli stanziamenti di
bilancio
Nessuna spesa può essere effettuata se non
sia contemplata in bilancio e non deve oltrepassare il limite del relativo
stanziamento.
Per gli istituti dotati di personalità giuridica
le modifiche del trattamento retributivo dei singoli dipendenti non sono
esecutive con l'approvazione del bilancio preventivo, ma soltanto dopo
che esse abbiano formato oggetto di particolari provvedimenti degli organi
competenti.
I componenti del consiglio di circolo, d'istituto
e del consiglio scolastico distrettuale, nonché delle rispettive
giunte esecutive rispondono personalmente per le spese eccedenti gli stanziamenti.
Art. 33 - Residui
Le entrate accertate ma non riscosse durante l'esercizio
e le spese legalmente impegnate e non pagate costituiscono, rispettivamente,
i residui attivi e passivi.
La gestione dei residui deve essere tenuta distinta
da quella della competenza.
Non è consentito iscrivere tra i residui
degli anni precedenti somme che non siano state comprese nella competenza
dei relativi esercizio finanziari.
Le nuove partite non incluse nei residui accertati
vanno imputate ai relativi capitoli della competenza.
Art. 34 - Acquisti
Gli acquisti debbono formare oggetto di specifica
deliberazione del consiglio di circolo o d'istituto ovvero del consiglio
scolastico distrettuale dalla quale debbono risultare i mezzi di finanziamento,
le attrezzature da acquistare con la loro destinazione, i prezzi unitari,
il prezzo complessivo (compreso IVA) e i capitoli d'imputazione della spesa.
Alla deliberazione debbono essere allegati i seguenti
documenti:
a) il prospetto comparativo e le offerte di almeno
tre ditte interpellate;
b) la relazione del direttore didattico o del preside
ovvero del presidente del consiglio scolastico distrettuale con l'indicazione
dei motivi degli acquisti e delle scelte, del numero, del tipo, delle qualità
e delle destinazioni e delle attrezzature già esistenti. Nella stessa
relazione, per le attrezzature richiedenti la disponibilità di appositi
locali e di docenti particolarmente qualificati, debbono essere fornite,
analiticamente, le indicazioni relative.
E' escluso l'obbligo dell'acquisizione dei preventivi
di almeno tre ditte per le forniture di merci a prezzo convenzionale con
il Provveditorato generale dello Stato o di oggetti o impianti prodotti
esclusivamente da una ditta.
Non sono soggette alle predette procedure le spese
che il direttore didattico o il preside effettua per i fini di cui alla
lettera c) del secondo comma dell'art. 1.
Art. 35 - Azienda o istituto cassiere
Il servizio di cassa deve essere espletato da una
sola azienda o istituto di credito, che assume anche la custodia dei valori,
in base ad un'apposita convenzione. Essa deve prevedere il riconoscimento,
nei confronti del circolo, dell'istituto o del distretto delle condizioni
più favorevoli.
Non sono consentiti depositi di somme in altri conti
o in libretti separati.
Art. 36 - Ordini d'incasso
Tutte le entrate sono versate direttamente all'azienda
o all'istituto di credito mediante ordini d'incasso (reversali) numerati
progressivamente.
L'istituto cassiere, per ogni somma riscossa, rilascerà
quietanza staccandola da apposito bollettario a madre e figlia che gli
sarà consegnato dal circolo didattico o dall'istituto ovvero dal
distretto scolastico.
Art. 37 - Versamenti degli alunni
La riscossione delle rette, delle tasse, dei contributi
e dei depositi di qualsiasi natura da versarsi dagli alunni è effettuata
mediante il servizio dei conti correnti postali.
Le somme versate sul conto corrente postale, sul
quale non possono essere ordinati pagamenti, sono trasferiti alla fine
di ogni trimestre sul conto corrente presso l'azienda o istituto cassiere.
Art. 38 - Ordini di pagamento
Tutti i pagamenti sono effettuati mediante ordini
di pagamento (mandati) numerati progressivamente.
Art. 39 - Indicazioni sulle reversali e sui mandati
Le reversali ed i mandati debbono indicare:
a) l'esercizio al quale si riferiscono;
b) il numero d'ordine progressivo;
c) il titolo, il capitolo del bilancio sul quale
sono emessi e se si riferiscono alla competenza od ai residui;
d) il nome e cognome del debitore o del creditore;
e) la causale dell'incasso o del pagamento;
f) la somma da incassare o da pagare;
g) la data di emissione;
h) gli estremi degli atti di autorizzazione e delle
documentazioni della spesa.
Art. 40 - Emissione delle reversali e dei mandati
Le reversali ed i mandati sono compilati in originali
e copie.
L'emissione delle reversali e dei mandati deve essere
fatta con ordine strettamente cronologico.
Nelle reversali e nei mandati sono vietate le cancellature,
le raschiature e le correzioni. In caso di errore i predetti titoli debbono
essere annullati, annotando su di essi il motivo dell'annullamento.
Le firme apposte nell'originale e nella copia della
reversale o del mandato debbono corrispondere a quelle apposte sui modelli
depositati presso l'istituto cassiere.
Le reversali e i mandati vanno trasmessi all'azienda
o istituto cassiere con distinte numerate progressivamente.
Art. 41 - Mandati estinti ed estratto conto
L'istituto cassiere rimetterà mensilmente
al circolo didattico o all'istituto scolastico ovvero al distretto scolastico,
i mandati estinti e almeno trimestralmente un estratto del conto corrente.
Tale obbligo sarà inserito nella convenzione del servizio di cassa.
Art. 42 - Reversali e mandati inestinti
Le reversali rimaste da esigere e i mandati da pagare
alla fine dell'esercizio sono restituiti all'istituzione che li ha emessi.
Essa li annulla e riemette nuovi titoli con imputazione
alla gestione dei residui dell'esercizio finanziario successivo.
Art. 43 - Vincoli per le reversali ed i mandati
Con lo stesso mandato e con la stessa reversale
non possono essere disposti, rispettivamente, pagamenti o riscossioni interessanti
più capitoli di bilancio oppure la competenza ed i residui.
Art. 44 - Pagamenti del personale
Negli istituti dotati di personalità giuridica
al pagamento degli emolumenti da corrispondere a qualsiasi titoli al personale
si provvede con mandati corredati di note nominative nelle quali, a fianco
del cognome e della qualifica di ciascun percipiente, debbono essere specificate
le somme dovute, le ritenute che le gravano e la somma netta da pagare.
Tali note nominative dovranno essere firmate per quietanza dagli aventi
diritto.
Nei casi di contabilità meccanizzata è
consentita una diversa procedura di trasmissione all'istituto o azienda
cassiera degli elementi indicati nel comma precedente.
I mandati di pagamento debbono essere emessi per
l'importo lordo. Contemporaneamente vanno emesse reversali per l'incasso
delle ritenute da imputarsi alle entrate per partite di giro.
I mandati e le reversali sono presentati contemporaneamente
all'istituto cassiere, il quale addebiterà all'istituto l'importo
lordo delle retribuzioni, l'accrediterà dell'ammontare delle ritenute
e pagherà al personale la differenza, cioè l'importo degli
emolumenti netti.
Art. 45 - Versamento delle ritenute
Il versamento delle ritenute va effettuato tassativamente
alle scadenze stabilite mediante l'emissione di mandati da imputarsi ai
corrispondenti capitoli inscritti in bilancio tra le spese per partite
di giro.
Art. 46 - Spese minute
Alle minute spese si provvede col fondo che a tal
fine viene concesso in anticipazione al segretario dal consiglio di circolo
o d'istituto, o dal consiglio di distretto.
L'anticipazione del suddetto fondo è disposta
con mandato emesso sull'apposito capitolo inscritto nel bilancio tra le
spese per partite di giro.
Quando la somma anticipata sia prossima ad esaurirsi
il segretario presenterà alla giunta esecutiva le note documentate
delle spese fatte, le quali, raggruppate con riferimento ai corrispondenti
capitoli di bilancio, saranno a lui rimborsate con mandati emessi a suo
favore. Analogamente sarà fatto per le spese sostenute fino all'ultimo
giorno dell'esercizio, nel qual giorno il segretario dovrà versare
all'istituto cassiere l'intero ammontare dell'anticipazione ricevuta imputando
il versamento nell'apposito capitolo inscritto nel bilancio fra le entrate
per partite di giro.
Con le medesime procedure specificate nei commi
precedenti, per il distretto scolastico alle minute spese provvede l'incaricato
di cui al secondo comma del precedente art. 6.
Art. 47 - Responsabilità
Gli originali delle reversali o dei mandati, corredati
dei documenti giustificativi, saranno conservati e ordinati per capitolo
di bilancio, presso l'ufficio di segreteria delle singole istituzioni.
La responsabilità della gestione dei fondi
amministrati è imputabile in solido alle persone che sono autorizzate
a firmare gli atti contabili inerenti l'amministrazione.
Art. 48 - Registri contabili
I registri contabili obbligatori sono:
a) il giornale di cassa;
b) il registro partitario delle entrate;
c) il registro partitario delle spese.
Nel giornale di cassa si trascrivono tutti i mandati
e le reversali - distintamente per competenze e residui - nel giorno in
cui sono emessi.
Nei registri partitari delle entrate e delle spese
si apriranno tanti conti quanti sono i capitoli del bilancio e vi si annoteranno
le operazioni di accertamento o d'impegno e quelle d'incasso o di pagamento.
Art. 49 - Correzione dei registri contabili
Nei registri contabili sono vietate le cancellature
e le raschiature. Le correzioni debbono essere fatte con inchiostro rosso
e le parole o le cifre errate debbono rimanere visibili sotto la sbarratura
in rosso e convalidate con la firma del segretario.
Art. 50 - Movimenti di magazzino
Tutti i movimenti di magazzino debbono essere regolarmente
rilevati con appositi sistemi contabili che trovano il loro riscontro nei
movimenti dei singoli reparti di officina o laboratorio e nella contabilità
delle istituzioni.
Art. 51 - Conto consuntivo
Il conto consuntivo comprende il conto finanziario
e quello del patrimonio.
Ad esso sono allegati:
a) l'elenco dei residui attivi e passivi dell'esercizio
e quello degli esercizi precedenti, con l'indicazione del capitolo d'imputazione,
del nome del debitore o del creditore, della causale del credito o del
debito e del loro ammontare;
b) il riepilogo del conto di cassa che dimostri:
il fondo esistente all'inizio dell'esercizio; le somme riscosse e quelle
pagate, tanto in c/competenza quanto in c/residui; il fondo rimasto alla
chiusura dell'esercizio.
Gli istituti dotati di personalità giuridica allegheranno altresì:
a) il rendiconto dell'eventuale azienda speciale
o agricola;
b) il rendiconto dell'eventuale convitto annesso.
Art. 52 - Adempimenti
Entro il mese di febbraio di ogni anno la giunta
esecutiva di cui agli artt. 3 e 8 predispone il conto consuntivo dell'esercizio
precedente e lo presenta, corredato da una relazione illustrativa, ai rispettivi
consigli.
Entro il 15 marzo successivo il consiglio delibera
il conto consuntivo, che deve essere inviato, unitamente alla relazione
della giunta e a copia della deliberazione del consiglio stesso, al Provveditorato
agli Studi per l'approvazione non oltre il 31 marzo.
Per gli istituti dotati di personalità giuridica
il conto consuntivo è corredato anche dalla relazione dei revisori
dei conti.
Art. 53 - Provveditore agli Studi
Per tutti i circoli didattici, gli istituti scolastici
ed i distretti scolastici il Provveditore agli Studi:
- approva il bilancio preventivo, le relative variazioni
ed il conto consuntivo;
- autorizza l'affidamento del servizio di cassa
di cui all'articolo 35;
- autorizza il componente della commissione, di
cui ai commi terzo e quarto dell'art. 26 del decreto del Presidente della
Repubblica 31 maggio 1974, n. 416, ad effettuare verifiche presso i circoli
didattici, gli istituti scolastici ed i distretti scolastici;
- promuove il procedimento amministrativo volto
ad ottenere l'autorizzazione governativa per l'acquisto di immobili e l'accettazione
dei lasciti e delle donazioni e gli adempimenti stabiliti dalle vigenti
disposizioni nelle materie di cui alle lettere a), b), e g) del secondo
comma dell'art. 1.
Le delibere sulle materie di cui alla predette lettere a), b) e g) se adottate dai consigli di istituti dotati di personalità giuridica, sono soggette alla sola approvazione del Provveditore agli Studi.
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