1. Premessa

Scopo del presente documento, allegato alla nota prot. n. AOODGPER/15551 del 31 luglio 2007, della Direzione Generale del Personale della Scuola - Uff. III, avente per oggetto "Anno scolastico 2007/2008 - Indicazioni operative in materia di supplenze del personale docente, educativo ed Ata", è quello di illustrare un procedimento standard di attivazione e coinvolgimento delle istituzioni scolastiche, alle quali è affidato il compito di proseguire la fase di reclutamento dei supplenti annuali e fino al termine delle attività didattiche, limitatamente al personale docente ed educativo, nell'ipotesi in cui gli Uffici non abbiano completato le relative operazioni entro il 31 luglio 2007.

A tali fini il modello organizzativo preso in esame è quello adottato fin dall'a.s. 2002/2003 nella quasi totalità delle province italiane, in quanto soddisfacente le esigenze rappresentate dai dirigenti scolastici nel corso delle conferenze di servizio promosse a suo tempo dai Direttori regionali, d'intesa con i responsabili degli Usp. Esso si basa sull'individuazione di una o più istituzioni scolastiche di riferimento a livello provinciale alle quali viene affidato l'incarico di organizzare e gestire, anche per conto delle altre scuole, le convocazioni degli aspiranti inclusi in una graduatoria provinciale o in un gruppo di graduatorie provinciali afferenti allo stesso ambito disciplinare; in tale sede vengono offerte, e quindi assegnate, tutte le possibili supplenze in ambito provinciale.

Nel seguito si descrivono sinteticamente l'iter procedurale e le modalità operative, i prodotti e gli strumenti disponibili, le modalità di utilizzo, i vincoli e le concatenazioni logiche e temporali.

Il contenuto del presente documento non è applicabile alle situazioni in cui l'Usp riesca a completare tutte le operazioni di carattere provinciale entro il 31 luglio, compreso il conferimento delle supplenze annuali e fino al termine delle attività didattiche, nei limiti della graduatoria provinciale ad esaurimento.

Rimane salvo l'aspetto riguardante la gestione delle graduatorie d'istituto ed il conferimento delle supplenze da parte dei dirigenti scolastici in base alle predette graduatorie.

2. Criteri di individuazione delle scuole di riferimento

Premesso che le scuole di riferimento dovranno svolgere le seguenti attività:

– predisposizione dei locali idonei al ricevimento degli aspiranti convocati;

– allestimento di una o più postazioni di lavoro per la consultazione dei dati di graduatoria e per l'aggiornamento dei posti occupati dagli aspiranti trattati;

– gestione delle convocazioni ed assegnazione dei posti vacanti;

– visualizzazione dei posti vacanti residuati dopo lo svolgimento delle fasi precedenti, ivi incluse le nomine accettate nei precedenti turni di convocazione;

– predisposizione e consegna all'aspirante dello stampato con la proposta di assunzione accettata da quest'ultimo e da consegnare al dirigente della scuola scelta, ai fini della successiva stipula del contratto di lavoro a tempo determinato;

– rendicontazione e documentazione per l'Ufficio provinciale.

Nell'individuare le scuole idonee a svolgere le predette attività, si dovrà tenere conto dei seguenti parametri:

– numero dei posti residui da coprire con supplenze conferibili agli inclusi nelle graduatorie ad esaurimento;

– capienza delle suddette graduatorie rispetto ai posti da coprire;

– possibilità di accorpamento delle convocazioni per ambiti disciplinari;

– idoneità degli ambienti e delle infrastrutture tecnologiche delle scuole (linee telefoniche, collegamenti ad internet, accessi Siweb, fotocopiatrici, apparecchi fax);

– disponibilità di personale di segreteria della scuola;

– centralità rispetto al territorio provinciale e raggiungibilità della sede scolastica di riferimento;

– numero massimo di convocazioni giornaliere gestibili.

Un elemento, inoltre, che potrà orientare l'individuazione della scuola di riferimento è senza dubbio l'insieme delle condizioni che rendono possibile l'assidua attività di assistenza e consulenza alla scuola da parte dei funzionari dell'Usp medesimo durante lo svolgimento delle operazioni.

3. Completamento delle attività in carico agli Uffici provinciali

Prima di attivare le scuole di riferimento per la prosecuzione del conferimento delle supplenze agli aspiranti inclusi nelle graduatorie ad esaurimento, gli Usp dovranno portare a termine gli adempimenti di propria competenza e provvedere alla definizione del quadro delle disponibilità, così come delineato nella nota prot. n. 15551 del 31 luglio 2007, ai fini del conferimento delle supplenze da parte dei dirigenti scolastici.

Terminate le operazioni in carico agli Uffici provinciali sopra citate, il sistema elabora le disponibilità residue per ciascuna classe di concorso, tipo di posto e scuola. Una funzione (codice di instradamento: "Nob") di questo Sistema informativo prospetta, per ciascuna istituzione scolastica, l'elenco dei posti risultanti vacanti, suddivisi in annuali e sino al termine delle attività didattiche e, per questi ultimi, sia i posti ad orario intero, sia gli spezzoni orario conferibili.

Sempre con la stessa funzione l'Ufficio provinciale potrà variare la quantità dei posti annuali e fino al termine delle attività didattiche risultante a questo Sistema informativo, laddove i dati memorizzati dal Sistema non tengano conto di tutte le operazioni disposte dall'Ufficio. I posti risultanti al termine di questa operazione dovranno essere esclusivamente quelli da coprire con le supplenze da conferire a cura delle scuole di riferimento.

Occorre evidenziare che la corretta individuazione dei destinatari della proposta di assunzione è correlata al quadro analitico aggiornato dei posti e delle cattedre vacanti, ed alla stabilità delle graduatorie costituite; è, quindi, requisito essenziale e propedeutico la stabilizzazione dell'organico di fatto, l'effettuazione delle utilizzazioni e delle assegnazioni provvisorie, nonché il conferimento delle supplenze sui posti di sostegno agli aspiranti in possesso del titolo di specializzazione, preventivamente portate a termine e registrate al Sistema informativo dagli Usp.

4. Attività degli Uffici provinciali propedeutiche all'operatività delle scuole di riferimento

1) Predisposizione delle graduatorie ad esaurimento.

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

2) Individuazione delle scuole di riferimento nel caso in cui l'Usp non riesca a completare le operazioni di scorrimento delle graduatorie ad esaurimento.

Individuate le scuole di riferimento, si assegnano loro la graduatoria o il gruppo di graduatorie appartenenti al medesimo ambito o ad affini ambiti disciplinari.

Responsabile: Usp.

3) Conferimento delle supplenze sui posti di sostegno; eventuale conferimento di altre supplenze.

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

4) Entro il 6 agosto: completamento della comunicazione a sistema di tutte le immissioni in ruolo conferite entro il 31 luglio (contratti a tempo indeterminato) in modo tale da consentire il trasferimento dei dati contabili al Mef entro il 7 agosto.

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

5) Entro il 7 agosto: completamento della comunicazione a sistema di tutte le altre operazioni disposte dagli Usp (utilizzazioni, assegnazioni provvisorie, supplenze disposte entro il 31 luglio e quant'altro abbia impatto sul quadro delle disponibilità che il sistema provvederà a "fotografare" a chiusura collegamento del giorno 7 agosto).

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

6) A chiusura collegamento del 7 agosto "fotografia" delle disponibilità ai fini delle assegnazioni delle supplenze determinate sulla base di quanto comunicato al sistema dall'Usp e "fotografia" dello stato delle graduatorie ai fini della convocazione degli aspiranti.

Responsabile: Sistema informativo.

7) A partire dall'8 agosto, comunicazione delle scuole di riferimento al Sistema informativo e delle graduatorie a loro assegnate.

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

8) A partire dall'8 agosto, comunicazione del calendario di inizio operazione e/o convocazione degli aspiranti presso le istituzioni scolastiche.

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

9) Successivamente alle comunicazioni di cui ai punti 7 e 8, richiesta dei prodotti utili all'operatività delle scuole di riferimento, in particolare delle stampe proposte di assunzione in base allo scorrimento delle graduatorie ad esaurimento.

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

10) Entro 3 gg. dalla fotografia di cui al precedente punto 6, produzione dei supporti da fornire alle scuole di riferimento:

• cancellazione di eventuali docenti già di ruolo (a seguito di rettifiche puntuali intervenute dopo i movimenti) dalle graduatorie provinciali;

• elenchi di lavoro desunti dalle graduatorie dopo le operazioni di cui sopra;

• elenco dei posti disponibili per le supplenze.

Responsabile: Sistema informativo.

11) Successivamente alla produzione dell'elenco posti disponibili di cui al punto 10, verifica, integrazione e convalida dei posti, delle cattedre e degli spezzoni disponibili per le operazioni di supplenza in carico ai dirigenti scolastici nelle scuole di riferimento.

Responsabile: Usp attraverso le funzioni del Sistema informativo.

12) Il 22 agosto invio ai Direttori regionali delle disponibilità convalidate dagli Usp.

Responsabile: Sistema informativo.

Le funzioni del Sistema informativo, disponibili solo per gli Uffici provinciali, per lo svolgimento delle attività relative al conferimento delle supplenze da parte delle scuole di riferimento sono presenti al nodo di instradamento: "No".

5. Attività di reclutamento delle scuole di riferimento

A conclusione delle attività esposte al paragrafo precedente, ciascuna scuola individuata come riferimento dovrà svolgere con il supporto degli Usp e dei prodotti del Sistema informativo la gestione delle convocazioni ed assegnazione delle supplenze annuali e fino al termine delle attività didattiche a partire dalle graduatorie ad esaurimento.

6. Predisposizione delle liste di lavoro estratte dalle graduatorie provinciali

Al termine delle operazioni propedeutiche disposte dagli Uffici provinciali, vengono estratte le informazioni utili per predisporre le liste di lavoro da utilizzare per le fasi operative di conferimento delle nomine da parte dei dirigenti scolastici delle scuole di riferimento. Le liste di lavoro sono costituite dalle graduatorie provinciali ad esaurimento, da cui è stato eventualmente eliminato il personale già titolare nella stessa provincia e per la stessa graduatoria.

Si ritiene indispensabile evitare l'inutile trattamento di aspiranti che, pur presenti ancora in graduatoria perché mai depennati dagli Uffici, non hanno interesse ad essere contattati per ottenere la supplenza. Pertanto, le predette liste di lavoro, desunte dalle graduatorie provinciali ad esaurimento, non conterranno:

coloro i quali hanno espressamente manifestato la volontà di essere presenti nelle graduatorie ad esaurimento ai soli fini della nomina in ruolo e non anche ai fini della supplenza;

coloro i quali risultano in graduatoria in posizione superiore all'ultima operazione di nomina effettuata dall'Ufficio scolastico provinciale;

gli aspiranti tuttora in posizione di riserva, ivi inclusi - previa operazione di riattribuzione della riserva - gli aspiranti destinatari della disposizione di cui alla nota della DGPER prot. n. 15700 dell'1 agosto 2007.

La selezione dei dati per la predisposizione di tali elenchi è effettuata secondo ciò che risulta al Sistema informativo alla data dell'8 agosto. Situazioni sopravvenute o accertate successivamente non alterano il quadro iniziale di riferimento in base al quale si svolge l'operazione; esse, tuttavia, possono essere trattate come esigenze sopravvenute nel corso delle operazioni.

Le informazioni trattate per ciascun aspirante sono: l'ordine di graduatoria, l'eventuale titolo di riserva, i dati anagrafici, l'indirizzo di recapito ed il numero telefonico, individuati sulla base delle informazioni risultanti sul Sistema

informativo.

Effettuata la predetta selezione dei candidati che possono aspirare ad una supplenza, il Sistema informativo ottiene la graduatoria utile per le assunzioni a tempo determinato partendo dalla posizione del primo docente non ancora assunto per l'intero orario di cattedra. Una funzione on-line mostra alla scuola di riferimento, relativamente a ciascuna classe di concorso/tipo posto assegnato, la graduatoria così estratta da quella provinciale ad esaurimento di partenza e consente di ricavarne le informazioni per formulare agli aspiranti ivi inclusi le proposte di assunzione, nonché di aggiornare la situazione dell'aspirante contattato in base all'accettazione o meno della proposta.

Nel caso in cui la consistenza della graduatoria non consenta d'individuare un numero di nominativi sufficiente a coprire i posti disponibili, il Sistema evidenzia la circostanza ed i posti non assegnabili saranno gestiti nella fase residuale del processo, utilizzando le graduatorie d'istituto.

7. Fasi operative delle scuole di riferimento e relativi supporti

Le scuole di riferimento inizieranno le convocazioni degli aspiranti a supplenza inclusi nelle graduatorie provinciali ad esaurimento o inizieranno a partire dall'ultimo aspirante convocato, a tali fini, dall'Ufficio scolastico provinciale qualora quest'ultimo abbia iniziato a conferire supplenze annuali e fino al termine entro il 31 luglio.

Calendari delle convocazioni e loro pubblicizzazione

In base al numero di posti da assegnare per ciascuna delle graduatorie affidate alla medesima scuola di riferimento ed in funzione del numero massimo di aspiranti che la stessa scuola è in grado di accogliere giornalmente, si predisporranno gli elenchi delle convocazioni. Tale operazione dovrà essere disposta congiuntamente con i referenti degli Usp, in modo che gli stessi possano dare diffusione di tali elenchi utilizzando i tradizionali mezzi di comunicazione dello stesso Ufficio. Tali elenchi devono pervenire in forma elettronica al gestore di questo Sistema per essere divulgati anche attraverso la sezione regionale del sito www.pubblica.istruzione.it. Le informazioni devono, ovviamente, essere coerenti con quanto comunicato attraverso le funzioni del Sistema informativo. A tali fini viene resa disponibile una funzione che consente

di gestire il calendario delle convocazioni presso ogni scuola di riferimento. Il calendario così comunicato sarà divulgato tramite il sito internet www.pubblica.istruzione.it, attraverso un'applicazione nella quale ciascun interessato, selezionando la provincia di interesse e la graduatoria in cui è inserito, potrà visualizzare la scuola di riferimento che ha in carico le operazioni di assunzione e le date dei turni di convocazione delle rispettive posizioni di graduatoria.

Elenco degli aspiranti ancora nominabili

La segreteria della scuola di riferimento, all'atto della presa in carico dell'operazione, riceverà l'elenco degli aspiranti ancora nominabili e la stampa delle proposte di assunzione già compilate sulla base degli elementi di graduatoria. Quest'ultima stampa potrà essere suddivisa secondo gli elenchi delle convocazioni in modo tale da averne disponibile, ogni giorno, la parte riguardante gli interessati destinatari delle proposte di assunzione.

Elenco dei posti disponibili

All'inizio dell'operazione ciascuna scuola di riferimento disporrà dell'elenco delle sedi disponibili, relativamente ai posti, cattedre e spezzoni conferibili delle graduatorie di interesse, aggiornato dall'Usp a valle delle operazioni disposte

da quest'ultimo e registrate a Sistema entro la data utile di cui al calendario sopra riportato.

Successivamente nel corso delle convocazioni, sempre con le funzioni del Sistema informativo, la segreteria scolastica potrà, inoltre, stampare l'elenco delle sedi disponibili aggiornate fino al precedente turno di convocazione.

L'elenco delle sedi disponibili per ciascun turno di convocazione potrà essere affisso nei locali in cui gli aspiranti attendono il proprio turno di scelta, al fine di agevolare l'individuazione delle sedi più gradite rimaste disponibili e accelerare le operazioni di accettazione della proposta di assunzione a tempo determinato.

Modalità di assegnazione della proposta di assunzione

All'aspirante convocato che accetta una sede tra quelle disponibili, verrà consegnata la proposta di assunzione, di cui l'interessato dovrà firmare copia.

Tale proposta, che riporta i dati della scuola assegnata, dovrà essere consegnata dal docente alla scuola predetta, il cui dirigente scolastico stipulerà il contratto di assunzione secondo le modalità previste dalla circolare n. 54 del 22 giugno 2007 e lo registrerà attraverso questo Sistema informativo che provvederà all'inoltro informatico al centro elaborazione dati del Ministero dell'Economia e delle Finanze, al fine di predisporre le attività di liquidazione delle competenze spettanti.

All'atto dell'accettazione della proposta di nomina, la scuola di riferimento registrerà tale informazione mediante l'apposita funzione di questo Sistema informativo, la quale procederà ad aggiornare le basi informative consultabili

anche alle altre scuole di riferimento. Ciò consentirà di tener conto delle sedi occupate man mano che gli aspiranti accettano. Qualora ad un aspirante presente in più graduatorie e già destinatario di una proposta di assunzione accettata, venga offerta, nei casi previsti, altra nomina in sostituzione della precedente, non sarà possibile registrare la successiva proposta di nomina se prima non sia stata annullata la precedente proposta accettata. Se già è stato

stipulato il contratto, inoltre, occorre che la scuola di riferimento contatti immediatamente la scuola che ha registrato il contratto per farlo annullare. Il mancato annullamento del predetto contratto, tuttavia, non impedisce il prosieguo dell'operazione di assegnazione della proposta di assunzione all'interessato da parte della scuola di riferimento. Dovrà, invece, essere stato effettuato prima che la nuova scuola assegnata registri a Sistema il successivo contratto.

L'annullamento della proposta di nomina può essere comunicato solo dalla scuola di riferimento che l'ha inserita; pertanto, se la precedente graduatoria è gestita da altra scuola di riferimento, quest'ultima deve essere contattata per annullare la proposta di nomina, cosicché l'aspirante risulti di nuovo nominabile ed il posto precedentemente assegnato venga riutilizzato per i successivi turni di convocazione.

Elenchi giornalieri delle nomine disposte

Al fine di consentire agli Usp di effettuare le dovute verifiche sull'andamento delle operazioni presso le istituzioni scolastiche di riferimento, saranno predisposte apposite stampe di controllo che riportano l'elenco delle nomine effettuate. Le stampe sono prenotabili per ordine scuola e, nell'ambito della scuola secondaria per classe di concorso, o per intero o per un intervallo temporale indicato dall'Usp.

Esse sono ordinate per classe di concorso e riportano l'elenco degli aspiranti nominati, in funzione del tipo di nomina (annuale, fino al termine delle attività didattiche o su spezzoni orari). La classe di concorso sarà associata all'istituto di riferimento che ha gestito il conferimento delle supplenze.

Per ciascun aspirante nominato saranno riportati i dati anagrafici, il codice fiscale, la sede assegnata e, in caso di nomina su spezzoni orario, la quota oraria di ciascuno spezzone.

Conclusione dell'operazione

Ogni scuola di riferimento pubblicherà al proprio albo l'elenco delle assunzioni disposte. Elenchi completi con le assunzioni a livello provinciale saranno prodotti dal Sistema informativo.

I dirigenti delle scuole di riferimento segnaleranno tempestivamente agli Usp eventuali casistiche particolari che l'istituto non sia riuscito a risolvere.

Al termine delle predette fasi di convocazione, tutti i posti e le cattedre che non sarà possibile coprire mediante il processo descritto in precedenza saranno assegnati da ciascun dirigente scolastico attraverso lo scorrimento delle rispettive graduatorie d'istituto.

Si precisa che per le disponibilità annuali e fino al termine delle attività didattiche che sopraggiungano entro il 31 dicembre continua ad operare la scuola di riferimento, nominando dalle graduatorie provinciali.

8. Monitoraggi

Il Sistema informativo metterà a disposizione dell'Amministrazione centrale e periferica alcuni prodotti di verifica sullo stato di avanzamento dei lavori, elaborati in base ai dati inseriti sia dagli Uffici provinciali, sia dalle singole istituzioni scolastiche.

Tali prodotti saranno quotidianamente reperibili nella sezione monitoraggi all'interno del panel "Avvio dell'anno scolastico" presente nel sito intranet.